El análisis del sistema solo puede llevarse a cabo cuando “el sistema” se ha reducido a “datos” y se ha transcrito a / en un medio que expresa con precisión los datos recopilados como parte del “sistema” bajo investigación.
En este punto me veo obligado a señalar la posible amplitud, profundidad y complejidad del “sistema” bajo investigación.
La amplitud representa el área de propagación del sistema objetivo. Un ejemplo práctico y personal implicaba la determinación de cómo un cliente podría tener un nuevo recipiente de vidrio fabricado para la presentación, venta y uso continuo del recipiente durante la vida útil del producto contenido. Este proyecto involucró a todos los departamentos de una planta de fabricación de vidrio muy grande en un solo estado (la implicación era que un sistema encajaría en las plantas en cada estado, ¡mal!)
La profundidad se ocupa del “alcance” de la investigación: puede estar restringida a procedimientos en papel, programas de computadora, áreas geográficas o posiblemente incluso estar limitada por consideraciones políticas esenciales. Continuando con el ejemplo dado (arriba), la profundidad del alcance del área bajo investigación se limitó a la creación y aprobación del diseño del nuevo producto y no implicó la producción y prueba del producto final. Solo se debe examinar el “sistema” que generó estos.
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La complejidad de la mayoría de los procedimientos administrativos no necesariamente comunica sus objetivos finales de manera clara, concisa y completa. Tampoco los elementos humanos en la cadena de procesos necesariamente saben si su contribución al objetivo es una parte grande o pequeña. Frecuentemente desconocen el siguiente enlace o el anterior. No estoy diciendo que las personas que hacen su trabajo no sepan lo que están haciendo, solo que tal vez no sepan cuán particular podría ser su parte en él. Esté atento a los giros inesperados que seguramente están presentes y que solo el investigador o el recolector de datos descubrirán.
Ahora, todos los hechos se han recopilado y están respaldados por muestras impresas de documentos, registros, registros, memorandos e informes de asesoramiento, más (con suerte) una instalación de señalización que permite emitir un estado de progreso o estar disponible, es hora de registrar estos en forma de diagramas de flujo, formularios de datos, conversaciones (donde esto conduce a una comprensión del sistema bajo investigación), informes y posibles sugerencias y consejos recibidos en el camino.
ANÁLISIS
Ahora es el momento en el que ha estado trabajando: el análisis de los componentes del sistema para darle la capacidad de determinar:
- es el sistema existente logrando con éxito su (s) objetivo (s); si no, por qué no
- es el sistema operando de la manera más oportuna – se puede reducir el tiempo de proceso
- ¿Hay esfuerzos duplicados presentes en el sistema? ¿Ocurre lo mismo dos veces?
- ¿Existe un conflicto aparente en el sistema? ¿Un proceso contrarresta a otro?
- ¿Hay procesos, documentos, referencias inútiles? Capa (s) aparente (s) de administración
- es el resultado del sistema claro: un logro no ambiguo del objetivo.
Lo anterior es cierto para un sistema de “papel”. Lo anterior puede ser cierto para cualquier sistema: computadora, control de procesos, registro de tarjetas, contabilidad, emisión de boletos, reserva de asientos, programación de transporte, alquiler de maquinaria, adquisición de piezas industriales, entre otros.
Claramente, el resultado de su análisis dependerá de la relevancia, precisión e integridad de los datos que haya recopilado sobre el área bajo investigación. Tenga cuidado con un fenómeno llamado “fuga de alcance”, la némesis del recolector de datos. Esto ocurre cuando el investigador incluye datos / material de fuera del área de investigación que luego se incluye en el análisis como parte del sistema y puede terminar distorsionando todo el resultado. La mejor manera de prevenir o minimizar el arrastre del alcance es comenzar la investigación con una definición muy seria del área bajo investigación. Esta definición también debe definir los límites de la investigación, que no se deben exceder libremente.
Nota histórica: en mi experiencia, la imprecisión, la incompletitud y la importancia mal considerada de los elementos de la suma de datos recopilados como parte de una investigación que debía dar lugar a una declaración de requisitos para una re-informatización importante de un sistema de administración falló , en gran parte porque la totalidad de la parte operativa del sistema existente no se analizó correctamente. El resultado fue un fracaso público de un proyecto gubernamental que aún no se ha resuelto y ha costado más de mil millones de dólares.
Conclusión
Por lo tanto, tenga cuidado y recuerde, la parte más importante del trabajo son los datos con los que tiene que trabajar.