Hay bastantes para elegir, ¿no?
Si estuviera razonablemente cómodo con Excel, y su única razón real es debido a los límites de Excel, lo más probable es que elija Access o algo similar (por ejemplo, Libreoffice Base). Los otros significarían que se requiere más experiencia técnica.
¿Quieres una versión basada en la nube como Access Web? Recuerde, sus datos se almacenan fuera del sitio en el servidor de otra persona. Eso significa que está confiando en ellos para evitar que se entrometan, y no tendrá acceso a ellos si su conexión a Internet (o la de ellos) falla. Si eso no es una preocupación, entonces lo único de lo que debe preocuparse es cómo sus políticas de respaldo pueden garantizar que no pierda ningún dato.
Sin embargo, Access (y otras bases de datos de consumidores como LOBase y Paradox) tienden a tener problemas cuando varias personas ingresan datos en ellas. Esa es la razón principal de cosas como MySql / SQL Server / Postgres / Firebird / etc. Todos están diseñados para ser utilizados por muchos miles (si no millones) de usuarios al mismo tiempo. Y están destinados a instalarse en un servidor vinculado a varias computadoras cliente.
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Entonces, si prevé algo más de 10 personas trabajando en su sistema al mismo tiempo, evitaría Access y demás. Esto significaría que necesita un DBMS “adecuado” como SQL Server o mySQL, o cualquiera de los otros.
Por cierto, el PHP no es un requisito de MySql. Simplemente significa que usa el lenguaje de programación PHP para escribir páginas web que enlazan con su servidor MySql. Es bastante fácil de instalar instalando LAMP / WAMP (servidor web Linux / Windows + Appache + MySql + PHP). Por lo tanto, todos sus usuarios trabajarían en el servidor a través de páginas web que diseñe en PHP. Hay muchas otras formas de hacer lo mismo y, a la inversa, también puede vincular desde PHP a casi cualquiera de los otros DBMS alternativos.
Por ejemplo, incluso puede usar Access como la aplicación cliente para trabajar en una base de datos de SQL Server. Con algunos ajustes, incluso podría hacer que haga lo mismo para una base de datos MySql / Firebird. Para el caso, algo como LibreOffice Base se conecta muy fácilmente a cualquiera de una serie de bases de datos como MySql / Firebird / Postrges / SQL Server, su motor de base de datos incorporado (llamado HSQLDB) es algo similar a SQLite, es decir, solo para uso de un solo usuario , pero viene estándar con enlaces a casi todos los demás. Puede ver que el uso de dicho programa de cliente DB es similar al uso de un cliente de correo electrónico como Outlook / Thunderbird, solo facilita la creación de la interfaz de usuario.
De lo contrario, si desea tener más control sobre cómo los usuarios realmente usan sus datos, incluso puede tener programas especializados para ello. Ya se trate de páginas web creadas en cualquier cantidad de lenguajes como PHP / Python / Java / ASPNet / Ruby / etc. O programas de escritorio reales creados con el lenguaje que prefiera, desde C ++ / Python / Java / C # / VB / etc.
Sin una explicación muy clara de sus requisitos exactos, es una situación de tratar de responder una pregunta abierta.