Después de terminar la universidad, mi objetivo a corto plazo era conseguir un trabajo decente en una empresa multinacional, que subir la escalera para demostrarme capaz de ser financieramente independiente. Lo hice, pero a un costo que no esperaba.
Mi mentalidad de hacer todo lo posible hoy era obtener los resultados (nuevas oportunidades de trabajo, reconocimientos, nuevas tareas de alto nivel), pero a un alto costo.
No tuve tiempo libre durante la semana. Solía trabajar 60 horas a la semana, a veces incluso más. Ir al trabajo abrumado y llegar a casa abrumado. Pensando en qué tareas adicionales necesitaría resolver mañana y cuánto tiempo extra necesitaré para hacer frente.
Normalmente, se le pedirá que aborde una carga de trabajo que solo se puede resolver si se queda hasta tarde en la oficina. Esto está sucediendo cada vez más en todos los niveles de la jerarquía. Como resultado de este comportamiento, más tareas de alto nivel están llegando a las listas de tareas pendientes de los empleados no mayores, lo que hace que su carga de trabajo sea mucho más difícil. Si te apasiona tu trabajo, podrías quedarte las horas adicionales.
En mi escenario, los fines de semana eran pasivos y, aunque quería descansar lo máximo posible, me di cuenta de que esos días no son suficientes para regenerar mentalmente. Pero luego, debido a los ciclos de trabajo, tomarse unas vacaciones de dos semanas no era una opción. No quería ningún plan para el domingo ya que estaba pensando en mis tareas de trabajo del lunes. Esto me hizo sentir estresado todo el domingo. Entonces, aunque tuve el fin de semana para descansar, no pude. Por cierto, ¿sabías que este sentimiento tiene un nombre? Se llama el “Sunday Night Blues”. Bueno, no solo lo sentí el domingo por la noche, sino todo el día.
Decidí que tenía suficiente de este “estilo de vida”. Fue deconstruyendo toda mi vida.
Decidí algo o más bien alguien necesita cambiar: YO. Soy la razón por la que estoy en tal estado mental. Yo fui quien me trajo aquí. Yo fui quien dijo que sí a una tarea que claramente no me pertenecía solo porque quería demostrar mi valía ante mis superiores. Por esta razón, soy el único que puede salir de esto y abordar los desafíos que enfrento.
Creé un marco en teoría y comencé a abordar cada una de mis debilidades una por una.
Gracias a la implementación de los ajustes de mentalidad y las técnicas de productividad a continuación, ahora puedo hacer algo que me apasiona, obtener el control sobre mi carga de trabajo trabajando de manera más inteligente y no más.
Pero no nos adelantemos. Estas son las tácticas reales que utilicé para hacer que el equilibrio entre el trabajo y la vida personal sea una realidad para mí con algún beneficio adicional que puede leer al final de este artículo.
Los 4 pasos
1. Cambiando mi mentalidad
¿Prestando demasiada atención a problemas menos importantes que ocupan el 80% de mi tiempo pero producen solo el 20% de los resultados? ¿Estoy administrando mi tiempo u otros lo hacen por mí? ¿Soy productivo en este momento o solo estoy ocupado?
Estas preguntas son muy poderosas. Gracias a ellos, creé herramientas que me ayudaron a lograr más con menos. Tenía una herramienta de carga hecha con un equipo de TI para reservar facturas automáticamente en lugar de hacerlo manualmente. Esto me ha llevado 3 meses y algo de trabajo adicional además de los regulares, pero seguro que marcó la diferencia en la cantidad de tiempo que pasé usando este método de carga cuando se terminó. Me ahorró unas 8 horas cada semana.
Creé macros de MS Excel con el equipo de TI nuevamente en algunos de mis informes que me tomaron mucho tiempo. Realicé numerosos seguimientos con la gente para hacer que los procesos desafiantes y que consumieran mucho tiempo fueran más eficientes, por lo tanto, con una pequeña aportación además de mis tareas habituales, pude lograr resultados a mayor escala y ahorrarme energía y tiempo. Con esta mentalidad, pude hacer frente a la carga de trabajo cada vez mayor derivada de la migración y el respaldo de personas que antes.
2. Gestionar mis prioridades
Preguntándome: “¿Estoy administrando mi tiempo u otros lo hacen por mí?” me hizo pensar de manera diferente en mis tareas y su valor. Como una pregunta adicional, me pregunté: “¿Qué es mejor: terminar una tarea que mi superior me solicitó antes de la fecha límite original O responder y ayudar a personas al azar que me enviaron un correo electrónico también relacionado con el trabajo pero no estrictamente relacionado con mi escritorio? ¿Cuándo? Tenía que mentalizar para hacer todo, estaba haciendo ambas cosas. ¿Puedes adivinar el resultado de eso? No hay vida.
Así que tuve que elegir entre los dos y elegí el primero.
Establecí bloques de tiempo para todas las tareas que tenía que hacer en mi calendario de correo electrónico durante el tiempo que pensé que tomarían. Como nunca antes usé mi calendario para planificar mi trabajo, una vez que terminé, realmente me di cuenta de cuánto trabajo me quedaba por semana. Estos son los pasos que tomé para tener en cuenta la carga de trabajo:
– Tiendo a olvidar las tareas, así que las escribí para verlas incluso en momentos de caos y tomé decisiones sobre qué trabajar en este momento y qué retrasar para más adelante.
– Me puse metas para la próxima semana, así que sabía exactamente en qué concentrarme para cuándo. Esto ayudó a minimizar mis distracciones. Hay días en que solo reviso mis correos electrónicos dos veces al día. Es decir: 1 hora por la mañana, 1 hora por la tarde. Durante el día, estoy trabajando en mis objetivos más importantes.
– Codifiqué estos bloques según su importancia. Usé rojo para actividad de valor crítico, naranja para valor alto, amarillo
para medio, y verde para bajo valor. Usé un color adicional para las reuniones que es azul. Si surgió alguna actividad ad-hoc.
– Podría tomar una mejor decisión más rápido que sin saber lo que tenía que hacer.
– Con la ayuda de la codificación por colores, conocía mis objetivos y podía priorizar. Me di cuenta de que con objetivos y plazos exactos escritos, era más probable que los alcanzara que sin ellos.
– Establecí bloques de tiempo para mis tareas durante un período que pensé que era manejable para hacerlas. Podría ser cualquier período de tiempo que vi factible. 15 minutos; 45 minutos; 2 horas; 2 días, etc. Lo planeé constantemente.
Esto daba miedo, ya que mi calendario estaba lleno. Tenía miedo de lo que sucedería con mis tareas planificadas si una se retrasa.
Mi calendario se parecía al siguiente:
(Esto es solo una ilustración, ya que no puedo mostrar públicamente mis entradas de calendario reales)
Tenía que darme cuenta de que incluso un buen plan es mejor que un plan perfecto. Es un buen punto de partida para planificar mis actividades por adelantado durante el tiempo que pensé que me llevarían. Si resultaban que tomaban más tiempo, reprogramaba los bloques de tiempo afectados. No es gran cosa. Pero todavía trabajé en lo que planeé, concentrándome. La clave es planificar y apegarse al plan. Esto me hizo trabajar mucho más efectivamente.
Después de ser realmente bueno en esto, finalmente pude concentrarme en lo que quería trabajar. Fueron mis propias actividades relacionadas con el trabajo (actividades regulares y mejora de procesos) y solicitudes de la parte superior primero, seguidas de cualquier otra solicitud que llegara por correo electrónico o verbalmente si alguien se acercaba a mi escritorio y comenzaba con preguntas. Por supuesto, los ayudé si estas preguntas eran fáciles de responder, pero si no podía responderlas en 1 minuto, sugerí a la otra que programara una breve reunión conmigo en mi escritorio o la de ellos para revisar sus preguntas y no quisiera hacerlo. perder mi enfoque
Creé una estructura de carpetas para mis superiores y configuré algunas reglas de correo electrónico para mover todos los correos electrónicos entrantes a esas carpetas para poder ver si me enviaron algo. Si enviaron algo, generalmente siempre es importante. De esta manera, no necesitaba revisar mi carpeta de la Bandeja de entrada regularmente sino solo las carpetas importantes.
3. Controlando mi carga de trabajo
¿Cómo respondo a las invitaciones a reuniones que recibo? ¿Tengo que aceptarlos a todos? ¿Cuándo puedo decir ‘no’ a la carga de trabajo adicional?
Las invitaciones a reuniones son una trampa en mi opinión, ya que generalmente se envían sin ningún texto. Enviado a usted sin su conocimiento sobre el tema o sin ninguna explicación. Lo que hice fue responderle al remitente por qué me lo enviaron y si hay alguna forma de que no podamos tener la reunión enviándome las preguntas exactas. A veces podía responder a esas preguntas antes de la reunión y la rechazaba. A veces no pude.
Cuando recibí varias tareas y mi carga de trabajo se disparó hacia el cielo, convoqué una breve reunión con mi jefe. Antes de la
En la reunión, describí mis actividades actuales y su importancia. La lista era larga (todavía lo es). Luego le mostré la lista y le pedí su ayuda para decidir en cuál debería centrarme, ya que tengo un tiempo limitado para el día. Después de esa solicitud, destacó las actividades clave en las que tuve que trabajar. El resto podría esperar. Esto me ayudó enormemente a priorizar. Adivina qué, si no hubiera convocado a la reunión de 20 minutos para repasar las tareas, estaría trabajando en todas ellas horas extras con el objetivo de terminarlas todas. Entonces supe cuáles progresar y cuáles dejar para mañana o la próxima semana. Esto resultó en dejar la oficina a tiempo si conseguía que las tareas principales progresaran y se realizaran. La mayoría de los casos, podría.
Durante un trimestre, nuestro equipo tuvo mucho más trabajo del que era posible manejar. Esto me hizo convocar a una reunión más grande con todos mis compañeros de trabajo y superiores para que los gerentes sepan en qué tipo de tareas está trabajando su equipo. ¿Extraño verdad? Superiores, sin saber en qué están trabajando sus equipos. Pero es verdad. Recibimos solicitudes de proyectos de diferentes equipos que nuestro superior no sabía cuánto tiempo tardaría cada uno en terminar. Estos proyectos ocupaban más tiempo de lo que esperábamos. Esta fue la oportunidad perfecta para poner a todos en la misma página y aclarar la importancia de las tareas.
Esto es lo que sucedió: nos quedaban 2 semanas del trimestre y reuní todas las tareas en las que estábamos trabajando. La lista no era tan grande, pero las tareas en sí eran enormes. Comencé a repasar la lista y marcar las que nuestro gerente quería hacer en las 2 semanas. De las 9 tareas, 7 de ellas tuvieron que hacerse. Entonces pregunté: ¿podemos centrarnos en los elementos más impactantes (el Principio de Pareto es útil) dentro de esas tareas? ¿Para resolver el 80% de la tarea invirtiendo el 20% de nuestro tiempo?
Ellos dijeron que si.
Con este método, podríamos terminar todas esas tareas y ordenar los elementos principales dentro del período de 2 semanas sin ningún tiempo extra importante. Si hubiéramos trabajado en resolver todos los 7
tareas 100%, no lo hubiéramos hecho incluso durmiendo en la oficina.
Lo que estas reuniones hicieron por mí es quitarle presión al trabajo, porque ahora todos sabían lo que se esperaba. No es algo que siempre esté claro para todos en un entorno de trabajo acelerado. También ayudó a reducir la presión, ya que no necesitaríamos estar ‘esperando’ por un trabajo extra. Como a veces sucedió que nuestro gerente apareció a la vuelta de la esquina y le dijo que la ayudara a resolver un informe y análisis dado. Al tener las reuniones discutiendo las prioridades, estas visitas ad-hoc casi se detuvieron por completo.
Esto me hizo darme cuenta de que siempre pedir ayuda cuando hay demasiado que hacer. Pídale a mi gerente que esté en la misma página para que ella pueda priorizar para mí porque podríamos no saber cuál es el enfoque en su nivel. Y si les preguntamos en qué quieren ver progreso, nos lo dirán para que puedan informarlo a sus superiores.
Si tuviera que decir que no por trabajo adicional, así es como lo hice:
1. Dijo “no” educadamente
2. Les dije por qué
3. Proporcionó una solución alternativa que puede resolver esa tarea.
En acción:
“Gracias por considerarme con esta tarea, pero me temo que tengo que decir que no, ya que actualmente estoy muy ocupado trabajando en XXX, XXX, XXX (sus tareas de alto valor). Estas tareas me llevan XXX cantidad de tiempo y estoy todavía en el medio. Son muy importantes, ya que una vez que los termine, lograré XXX y XXX (el 80% de resultado de sus tareas de alto valor) que son beneficiosas no solo para mí sino también para el grupo. recomiendo a XXX persona, creo que él / ella tiene más conocimientos sobre el tema y podría resolverlo mucho más rápido que yo “.
Si realmente querían que hiciera ese trabajo adicional, les dije esto:
“Muy bien, todo se puede resolver. En este caso, aquí está mi lista de lo que estoy trabajando actualmente. Por favor, ayúdenme a decidir qué puede esperar para que pueda comenzar este”.
4. Encontrar mi pasión
¿Sobre qué tema me gustaría obtener más detalles? ¿Qué he disfrutado más?
Estas fueron las preguntas que realmente me hicieron trabajar mi cerebro. Tenía que darme cuenta de que para qué mantener en mi cabeza todo el conocimiento sobre la gestión y organización de las cosas y no permitir que otros lo supieran cuando claramente había personas a mi alrededor que necesitaban alguna orientación.
Comencé a pensar cómo es posible resolver tales desafíos laborales que nadie parece abordar y ofrecer soluciones en el trabajo. Deje que resuelva cientos de correos electrónicos en mi buzón después de una semana de vacaciones o incluso al día siguiente; cómo priorizar mis tareas para saber en qué enfocarme; qué decir ‘no’ y cómo decirlo; cómo comunicarse efectivamente a través de correos electrónicos. Me di cuenta de que este tema es algo en lo que quiero enfocar más mi atención. Creé mi sitio web y también comencé a publicar en mi perfil de LinkedIn. Creé una breve capacitación en administración de tiempo en línea que también generó una buena cantidad de comentarios. Después de eso, escribí dos libros electrónicos sobre el tema.
¿Cómo pude trabajar en mis libros electrónicos todos los días, mientras trabajaba a tiempo completo?
Comencé a programar estos bloqueos de tiempo ‘recreativos’ en mi agenda, generalmente después del trabajo hasta la madrugada. Solo un par de horas era suficiente casi todos los días de la semana. Después de un período de tiempo bastante corto, comencé a experimentar frustración durante el día. Me sentí así. Si paso más de 8 horas en el trabajo, es posible que no tenga suficiente energía para lograr lo que quería en mis proyectos de libros electrónicos porque era difícil escribir y publicar publicaciones de blog de forma regular cuando mi mente ya estaba explotada. durante el día y estaba cansado de pensar. También podría suceder que
el trabajo no terminó a tiempo y se necesitaron algunas horas adicionales en la oficina, lo que significó retrasar el trabajo en mis proyectos. Esto también me puso ansioso.
La mejor práctica que encontré fue programar bloques de tiempo creativos para la mañana cuando mi mente aún estaba fresca. Antes de ir a trabajar. ¡Esto resultó estar funcionando genial!
Finalmente pude trabajar en mis proyectos siempre y cuando el tiempo asignado y también me dio una gran sensación de logro al comienzo del día durante todo el día. Una sensación como “ya hice lo que quería para el día, así que no importa lo que venga después, ya gané”. Tal sentimiento me dio tranquilidad para el tiempo restante del día que también me hizo rendir mejor en mi trabajo.
Como resultado de este estilo de gestión del tiempo, pude publicar mi primer libro electrónico en 2 meses y el segundo en 3 semanas.
Me puse en contacto con un amigo para que me ayudara a hacer la portada de mi primer libro electrónico. La portada de mi segundo libro electrónico, lo hice yo mismo.
Cuando terminé mis libros electrónicos en MS Word, los cargué en la plataforma KDP de Amazon. Existen numerosos videos en Youtube sobre cómo crear una cuenta en KDP y guiarlo a través del proceso de carga de su archivo de Word. Todo el proceso me llevó unos 35 minutos. Fue fácil. Solo así, me convertí en un autor auto publicado.
Después de eso, me di cuenta de que debería comenzar a responder preguntas sobre Quora. Escuché sobre Quora en un podcast en eofiredotcom, sobre qué alcance podrían obtener las respuestas. ¡Era hora de probarlo!
Creé mi perfil y comencé a responder preguntas sobre productividad, enfoque, dilación.
Después de unos meses, una de mis respuestas despegó, generando
¡7.700 lecturas en pocos días!
Después de responder 185 preguntas en 7 meses, mi recuento total de lectores es de 67.300. Esto aumentó mi confianza para llegar más lejos y crear algo que nunca antes había hecho. Otra vez.
Me di cuenta de cuánto me gusta hacer que las cosas sucedan y planificar mi tiempo personal. Mis libros electrónicos y la actividad de Quora ciertamente me ayudaron a explorar el territorio desconocido en la vida que nunca había hecho antes. Para permitirme la libertad de compartir mi conocimiento que potencialmente podría ayudar a otros.
Entonces comencé a pensar en un proyecto real y tangible. Algo fisico.
Fue entonces cuando me di cuenta, ¿por qué no debería hacer un planificador semanal?
Comencé a buscar esos planificadores en alibabadotcom y leí los comentarios. En general, hubo tres tipos de comentarios negativos:
1. Los días no comienzan lo suficientemente temprano y terminan lo suficientemente tarde. La gente escribió que no es suficiente tener un horario que comience de 7 a.m. a 5 p.m. como si quisieran usar ese producto y planificar sus actividades, les gustaría planificar todas sus actividades que a menudo comienzan mucho más temprano en la mañana y termina por la noche.
2. Los planificadores de papel en general tienen un papel muy fino y la escritura sangra a través de las páginas, haciendo que la página siguiente sea casi inutilizable. Supongo que es algo que tiene que ver con el costo adicional de un papel más delgado.
3. La categoría final fue que las personas no tenían suficiente espacio para las notas.
Comencé a buscar un planificador que pudiera ofrecer soluciones a todos estos puntos pero no pudiera encontrar uno. Como resultado, ¡decidí hacer uno! Salté a lo desconocido.
Después de 3 meses de desarrollo y pruebas, lancé el Productiweekly Planner en Kickstarter que incluye las soluciones a los 3 puntos anteriores.
Este fue el prototipo hecho por un proveedor chino que obtuve a través de Alibaba. Este es el extracto de mi primer correo electrónico para obtener el proveedor correcto:
Después de aproximadamente 12 intercambios de correo electrónico; y enviándome un video para ayudarme a elegir el tamaño correcto de la unión del cable O, lo hicieron
basado en el diseño que había hecho con un estudio gráfico local en 2 semanas.
Esta fue la imagen que Joy de la fábrica me envió como una vista previa de mi planificador:
¡Esto fue muy emocionante!
Pude ver mi planificador real en una imagen después de 2 meses de trabajo, ¡no podía esperar para sostenerlo en mi mano! Mientras esperaba el prototipo, comencé a construir la página de Kickstarter con características y beneficios. Una vez que llegó el prototipo, completé una semana con bloques de tiempo y notas.
Hice algunas imágenes en casa con la cámara de mi esposa que ella usa para su blog gastronómico: el mundo central europeo de las delicias
– y publiqué mi primer proyecto de Kickstarter el 16 de octubre de 2017.
Con todo, estoy mucho más feliz donde estoy ahora en la vida y espero con ansias el próximo salto, aspirando a que otros también cambien su mentalidad, porque todas las cosas maravillosas suceden fuera de nuestra zona de confort como dicen las personas. Lo que tuve que darme cuenta de salir de mi zona de confort no es tan difícil como inicialmente pensé que sería. De hecho, es mucho más fácil que resolver una tarea muy desafiante en el trabajo. Una de las razones es porque este proyecto
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Recuerdo haber sido un niño y estar tumbado en el patio delantero mirando los aviones. Yo vivía en un aeropuerto. Siempre me sorprendió verlos volar tan cerca. 
